Funktionsprinzip
So funktioniert der Betrieb
Funktionsprinzip
Scannen Sie die Dokumente
Gerne können Sie im Stapel scannen, Clickpost.Cloud versucht über die Dokumentenerkennung die einzelnen Briefe zu trennen. In Ihrer Cloud-Poststelle können Sie jederzeit Dokumente manuell zusammenführen oder trennen.
Upload der Dokumente Ordnerüberwachung
Mit dem Betrieb der Clickpost.Cloud erhalten Sie ein kleines Programm (<1MB), das den Ordner überwacht, in welchem der Scanner die gescannten Dokumente ablegt. Sobald ein File in diesem Ordner abgelegt wird, kann es per Klick oder automatisch in die Cloud-Poststelle hochgeladen werden.
Alternativ: Upload der Dokumente
via Browser Drag&Drop
Als Alternative zur Installation eines Upload-Programms können die gescannten Dateien auch über eine passwortgeschützte Website mittels eines Browsers verschlüsselt übertragen werden.
Alternativ: Scan to Clickpost.Cloud
Mit der neuen Funktion Scan to Clickpost.Cloud laden Sie Dokumente direkt in Ihre Poststelle hoch. Auf Ihrem Scanner setzen Sie einfach Ihre Clickpost.Cloud E-Mail-Adresse als Ziel für die Scans ein. Nach wenigen Augenblicken sind die Scans zur Bearbeitung in Ihrer Poststelle bereit.
Texterkennung und Adresserkennung
Sobald die Dateien in Ihrer Clikpost.Cloud angekommen sind, beginnt unser Dienst die Seiten zu verarbeiten. Stapeldokumente werden getrennt, Adressen werden erkannt und die Poststücke werden in Ihrer Cloud-Poststelle zur Verteilung vorbereitet.
Automatische Erkennung
Wenn Sie uns eine Tabelle Ihrer möglichen Empfänger (Personen oder Abteilungen) inkl. deren Zustell-E-Mail-Adresse bereitstellen, können wir aus den ausgelesene Adressköpfen die Poststücke entsprechend zuordnen und bereits für die Zustellung per E-Mail vorbereiten. Sie klicken dann nur noch auf „zustellen“. So können erfahrungsgemäß weit über 95% aller Briefeingänge automatisch zugeordnet werden.
Manuelle Zuweisung
In Ihrer Cloud-Poststelle können Sie grundsätzlich allen Dokumenten Adressaten zuweisen. Die Zuweisung erfolgt wahlweise per Shortcut (ein Klick auf den Namen oder die Abteilung) oder per Eingabe in das entsprechende E-Mail-Empfänger-Feld.
Zustellung
Nachdem alle Poststücke in Ihrer Cloud-Poststelle einem Adressaten zugewiesen sind (Status grün oder gelb), können Sie mit einem Click die Zustellung ausführen.
